Jak wziąć udział?
- 1. Rejestracja na konwent ruszy 19.06.2023. Rejestrować się można pod tym linkiem.
-
2. Po rejestracji możliwe będzie wpłacenie akredytacji (glejtu). Wpłata akredytacji jest konieczna by zająć miejsce w pokoju. Informacja o tym jak opłacić akredytację znajdziesz w swoim profilu. Istnieją też specjalne sponsorskie akredytacje!
3. Ilość miejsc na konwencie - nawet tych bez noclegu - jest ograniczona! Liczy się kolejność wpłat.
4. Opłaca się wpłacać akredytację jak najwcześniej. Kolejność wpłat ma znaczenie przy zajmowaniu pokojów i w przypadku skończenia się wejściówek na imprezę! Szczegóły są w objaśnieniach!
5. 28 czerwca opublikowana zostanie kolejność, w jakiej odblokowywana będzie możliwość wybrania pokoju.
6. 29 czerwca rozpocznie się zajmowanie pokojów. Każde konto, którego akredytacja jest opłacona będzie miało odblokowaną możliwość zajęcia miejsca w pokoju zgodnie z opublikowanym dzień wcześniej harmonogramem.
7. Jeżeli nie zajmiesz miejsca noclegowego, na którym Ci zależy możesz poprosić o zwrot akredytacji do 15 lipca.
8. W przypadku zajęcia miejsca w głównym hotelu konwentowym (Beautique Hotels III):
- po zajeciu pokoju automatycznie nakładane jest na niego hasło
- osoba, która zajmie pierwsze miejsce w pokoju odpowiedzialna jest za opłacenie całości kosztu pokoju na to samo konto, na które wpłacana była akredytacja (pozostali uczestnicy rozliczają się z osobą odpowiedzialną za pokój)
- jeżeli pokój był zajęty przed 31 lipca to czas na opłacenie go mija 15 sierpnia, a jeżeli później to czas na opłacenie go mija po 14 dniach
- wpłacać należy klikając na opcję "Opłać" na podstronie z płatnościami.
9. W przypadku zajęcia miejsc w hotelu pobocznym:
- pierwsza osoba, która wybierze miejsce w pokoju dostanie w ciągu doby na maila podanego podczas rejestracji informację jak dokonać rezerwacji pokoju (jeżeli informacja nie dotrze to prosimy o kontakt) i odpowiada za dokonanie tej rezerwacji w imieniu swoim i współlokatora
- wszystkie rozliczenia i uzgodnienia dokonywane są bezpośrednio kontaktując się z hotelem
- rezerwację pokoju należy sfinalizować do końca lipca (po tym terminie nie ma gwarancji ceny)
- przedpłatę nalezy dokonać w ciągu 7 dni od potwierdzenia rezerwacji przez hotel
10. Po 3 lipca każde nowe konto będzie mogło zająć miejsce noclegowe od razu po rejestracji.
11. Impreza zaczyna się 20 października 2023. Możesz zostać na niej prelegentem lub helperem.
Objaśnienia
Poniżej znajdziesz dodatkowe opisy i objaśnienia dotyczące procesu rejestracji i zajmowania pokojów:
Ze względu na to, że wpłaty księgowane są ręcznie i wykorzystujemy do tego jedynie tradycyjne przelewy bankowe okres wpłat przed otwarciem pokojów trwa kilka dni. Możesz wpłacić akredytację w dowolnym momencie, choć ze względu na limit miejsc i kolejność odblokowywania możliwości zajęcia pokoju opłaca się to zrobić jak najwcześniej. Istotny jest dzień (nie godzina) zaksięgowania wpłaty na naszym koncie, a nie moment dokonania przelewu czy zaksięgowania wpłaty w naszym systemie.
Istnieje możliwość wykupienia specjalnej wejściówki dla osób dodatkowo wspierających imprezę. W ramach podziękowania sponsorzy dostają specjalny identyfikator, upominek oraz - w przypadku osób nocujących w hotelu głównym - możliwość wyboru godziny swojej tury śniadaniowej. Supersponsorzy z kolei dostają jeszcze do tego specjalną koszulkę oraz możliwość wyboru tury śniadaniowej przed zwykłymi sponsorami.
Możliwość wyboru będzie udostępniona na kilkanaście dni przed imprezą. Udostępnimy system do wyboru godziny (tury) śniadania, w którym będzie można wybrać preferowaną godzinę spośród oferowanych tur.
Ilość miejsc w każdej turze jest ograniczona! Zadecyduje kolejność zgłoszeń. Supersponsorzy będą mieli system udostępniony minimum na dobę przed sponsorami.
Możliwość wyboru rozmiaru koszulek będzie udostępniona w późniejszym terminie. Sponsorzy, którzy opłacą opcję sponsorską zbyt późno nie dostaną swoich upominków, gdyż nie zdążymy ich przygotować. Więcej informacji o datach znajdziesz na stronie "Ważne daty".
Ze względów organizacyjnych przyjęliśmy limit miejsc na konwencie w wysokości 200 uczestników. Limit ten może zostać podniesiony w przypadku zgłoszenia się dostatecznej ilości helperów, zwłaszcza do ochrony. Zachęcamy więc helperów do zgłaszania się!
Po końcu okresu zwrotów w przypadku gdy limit uczestników wciąż będzie przekroczony odrzucane będą konta osób, które nie zajęły miejsc noclegowych i wpłaciły akredytację najpóźniej. Przestaniemy w tym momencie też akceptować nowe konta, a osoby ponad limit, które wpłaciły akredytację będą miały ją zwróconą.
W tym roku podczas rejestracji zastosowany zostanie turowy system odblokowywania możliwości zajęcia pokoju. Każda tura obejmie 10 kont, które opłaciły akredytację. Każda tura będzie odblokowywana co 5 minut licząc od godziny 20:00. Składy tur zależą od dwóch czynników: dnia wpłaty akredytacji, a jeżeli w danym dniu akredytację wpłaci więcej niż 10 osób to skład kont odblokowywanych w turze będzie losowany.
Przykład:
Załóżmy, że pierwszego dnia od włączenia rejestracji wpłaty dokonało 11 kont, zaś drugiego dnia 13 kont.
Skład pierwszej tury będzie losowany spośród 11 pierwszych wpłacających kont - będzie to 10 kont. Będą one odblokowane o 20:00.
W drugiej turze odblokowane będzie pozostałe jedno nieodblokowane w pierwszej turze konto wpłacające pierwszego dnia oraz 9 kont wpłacających drugiego dnia - razem 10 kont - które będą odblokowane o 20:05.
W trzeciej turze odblokowane zostaną wszystkie pozostałe konta, gdyż jest ich mniej niż 10. Będa odblokowane o 20:10.
Harmonogram odblokowywania kont będzie opublikowany o godzinie 20:00 dnia 28 czerwca.
Za pierwszy dzień wpłat uznajemy 20 czerwca, więc szybka wpłata 19 czerwca nie daje przewagi!
Miejsca w hotelu głównym rezerwowane są w całości poprzez nasz system rejestracyjny. Opłata za pokój wnoszona jest na to samo konto, na które wpłacana była akredytacja. Opłatę za pokój wnosi pierwsza osoba, która zajęła pokój - reszta lokatorów rozlicza się z tą osobą. Jeżeli pokój był zajęty przed 31 lipca to czas na opłacenie go mija 15 sierpnia, a jeżeli 1 sierpnia lub później to czas na opłacenie go mija po 14 dniach od zajęcia pokoju, ale nie później niż 20 września.
Osoby nocujące w hotelu konwentowym w cenie noclegu otrzymują śniadanie. Ze względu na wielkość sali śniadania podzielone są na tury, więc by wejść na salę śniadaniową konieczne będzie okazanie odpowiedniego biletu (glejtu). W hotelu konwentowym dostępne są płatne miejsca parkingowe, ale nie można ich rezerwować. Opłata za miejsce parkingowe - 20 zł/doba - dokonywana jest bezpośrednio w hotelu.
Ze względu na to, że zajmujemy cały hotel główny będziemy mieli luźniejsze podejście do kwestii ciszy nocnej w hotelu - jednak prosimy nie przesadzać z hałasem.
Osoby, które wybiorą miejsce w hotelu pobocznym dostaną od nas maila z instrukcją jak dokonać rezerwacji miejsca w hotelu pobocznym. Wszelkie ustalenia i rozliczenia dokonywane są bezpośrednio z hotelem. Rezerwacja w hotelu pobocznym musi być sfinalizowana do końca lipca, gdyż do tego terminu mamy zagwarantowaną cenę. Przedpłatę należy wnieść w ciągu 7 dni od potwierdzenia przez hotel rezerwacji.
Osoby nocujące w hotelu pobocznym otrzymują w cenie pokoju śniadanie. Dostępne sa również płatne miejsca parkingowe, ale nie można ich rezerwować.
W hotelu pobocznym zajmujemy tylko część miejsc, więc obowiązuje w nim ścisła cisza nocna!
Do 15 lipca można prosić o zwrot wpłat. Nie przewidujemy zwrotów wpłat po tym okresie. Osoby nocujące w hotelu pobocznym mogą zrezygnować z pokoju do 7 dni przed terminem rezerwacji.